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采购业务流程及方案
发布时间:2019-08-07 22:00

  采购业务流程及方案_生产/经营管理_经管营销_专业资料。采购业务详细流程和方案

  采购业务流程及说明 一、采购的内容 本流程所指的采购业务是指对采购生产性物料(原材料、包装材料、五金配 件、低值易耗品)和非生产性物料(办公劳保用品)的供应计划、采购作业、物 料入库、付款结算等业务流程中的重要节点进行全面监控和管◇•■★▼理。 二、采购流程 财务科 经济运行部 采购部门 使用部门 使用部门提出 采购申请 仓库 相关部门审核 编制采购 计划 安排具体采购 作业 部门主管 审批 验收入库 采购结算 记账制单 购货发票 入库单 与供应商对账 三、采购流程说明 ? 由资产的使用部门提出采购申请,填制《采购申请单》; ?《采购申请单》交资产使用部门主管领导审批; ?将经审批的《采购申请单》报经济运行部, 由经济运行部进行审核并备 案。 ?由经济运行部开具《采购订单》,并将《采购订单》传递给采购部门。采 购部门据此制定采购计划; ?采购员根据采购计划具体安排采购作业, ?采购物资回来后,由采购员、对方销售人员(或运输人员)以及仓库管理 人员负责办理材料入库。并索取销售发票; ?仓库管理人员认真检验核实采购的物资后,开具《材料入库单》; ?将由对方开具的销售发票和《材料入库单》传递给财务部门; ?请购人员填制《付款审批卡》,经请购部门主管领导审批后; ?财务部门根据销售发票和《材料入库单》做账务处理; 四、关键控制点 各使用部门的需求和请购 采购申请的审批和审核 采购计划制定 采购定价 合同签订和审核 付款方式和程序 与供应商的对账 五、部门设置与职责 ? 采购部: ? 直接参与制定公司在既定会计期间内整体采购政策和预算安排,规划 采购部内部具体业务的管理模式; ? 实施物资的采购、运输、仓储,相关的物资购存进度及结构规划、物 料实物管理、物料流转帐表和报告、物料成本控制、物料信息管理; ?◆●△▼● 定期对原始信息数据进行分类汇总和其他形式的加工,充实基本数据 库,提交相应报表,为管理部门提供多层次的决策信息支持; ▪▲□◁? 采购部内部设一名采购主管,采购员 2—3 名; ? 经济运行部: ? 经济运行部是公司采购业务的归口管理部门; ? 按业务控制要点和权限划分范围参与采购、仓储、存货管理等采购业 务控制,主要职权包括采购计划和资金计划的审定、重要合同会签、 参与和监督招标议标采购、以及相关控制评价工作。 ? 对采购合同进行法律条款审定,协调仲裁采购纠纷,采购催交和检验, 并负责最后合同签章。 ? 负责建立健全采购信息数据库,收集、整理供应商和材料市场的基础 信息; ? 汇总、归集、建档、维护、更新所有采购业务的相关信息及文档,包 括供应商档案、合同订单档案、材料市场价格信息库、招标采购工 作档案等; ? 经济运行部内部设采购经理、招投标管理员、法律事务员各一名; ? 财务科: ? 定期获得和汇总相关票据和明细帐表,按照会计准◁☆●•○△则进行核☆△◆▲■算; ? 负责重点环节审核、票据审核; ? 定期与供应商进行对账; ? 仓库: ? 仓库物料的收料、发料、退料、存储、清查、盘核、检验、销毁等▽•●◆实 物管理,在库物资仓储保管。 ? 实施▷•●物料编码、仓储货位•□▼◁▼编码、制单和单据传递、定期库存分析、相 关帐表汇总和报告等信息监★▽…◇管,在单据管理和库存信息分析管理上 与财务管理部形成工作接口; ? 仓库管理组内岗位包括仓库管理员、收料员、发料员、质检员。 六、采购检验 ? 目的: 为规范采购材料入库前检验特制定本制度。 ? 职责: 生产基地负责编写、修改、完善本制度,并实施执行。 综合财务部总监负责监查制度执行情况,并提出完善提议。 综合财务部采购人员负责所购物料质量性价比最高或最佳。 生产基地检验人员负责对所购物料进行入库前检验,确保无漏检、无错检、无 误◇=△▲检。 ? 内容: 生产产品外购入库前检验:参照生产基地生产管理制度中产品检验标准进行检 验。 ? 标签入库前检验: 3.1 内包装标签:防疫标签、产品标签、生产批号、生产人员、检验人员。 3.2 外包装标签或印刷内容需含有:发货标签、产品防疫证、合格证。 发货标签内容: 商品名称 订单号 产品编号 品名规格 数量(kg)/个 生产日期 重量(kg) 毛量 净重 检验员代码 生产厂家 联系电话 体积 CM*CM*CM 有效期限 存储方式 -18℃ 发货地点 收货单位姓名 运输单位 运单号码 发货件数 发货日期 3.2.1 标签贴示位置按产品标准包装要求。标签以字内容为准贴示方向必须向 上,正向不能倾斜,多个标签不能相互压住、不能压字,而应间隔 1mm,或根据 标准包装表中要求。 七、采购合同变更流程图及说明表 总经理 相关部门 采购部经理 ②配合 ⑤提出变更 要求 否 审核 是 确认 否 ⑧审阅 采购部 开始 供应商 签订合同 ①执行合同 ③合同执行 情况记录 受理合同 变更要求 ⑥洽谈协商 签订合同 ①执行 ④提出变更 要求 洽谈协商 是否终 是 止合同 否 ⑦修改合同 终止合同 新合同 新合同执行 结束 采购合同变更流程说明表: 任务概 采购合同变更 要 节点控 相关说明 制 ① 采购部和供应商按照合同确定的双方的权利和义务严格履行《采购合 同》 ② 质量管理部、物资使用部门等相关部门,在采购部执行《采购合同》 的过程中进行配合 ③ 采购部将《采购合同》执行情况进行记录,包括货款的支付、货物的 交接等内容 ④ 公司相关部门在使用物资的过程中,提出具体的变更合同要求 ⑤ 供应商在执行合同或供货过程中,提出变更合同要求,并发出《合同 变更通知》 ⑥ 采购部分析合同的变更要求,并就具体的变更事项与供应商进行协商 ⑦ 合同变更意见达成一致后,采购部着手修改原《采购合同》的相关条 款 ⑧ 修改后的《采购合同》交采购经理审核,若采购经理不批准,应返给 采购部相关人员进行修改 ⑨ 根据实际情况,将修改后的《采购合同》继续提交给高层管理人员进 行审批 八、岗位设置于职责 采购主管: ? 协调和规划部门内具体工作,落实供应部相关预算任务,并根据预算 限额控制本部门的业务运作; ? 汇总、审核、修订各部门年度采购计划,根据计划审定○▲-•■□结果下达采购 指令,监督采购计划实施完成情况; ? 制订和◆■调整供应商管理与合作的原则和政策;选择供应商并报经济运 行部审批;具体协调与供应商的合作关系,落实供应部与供应商的 交易合作策略;收集供应商基本信息,参加供应商考核和评审。 ? 负责收集、汇总和上报供应市场行业信息,提出供应商规划建议。 ? 审定进货价格成本控制目标并指导具体推进措施; ? 审定存货流转的改进目标并指导具体推进措施,审核和提交存货资产 损溢的定期处理报告; ? 负责合同、订单,采购数★▪…□▷▷•△◁◁▽▼据、价格数据供应商文件的归档、维护、更 新,进行重要信息汇总统计,每月出据分类汇总报表; ? 根据采购信息,对管理部门和经济运行部提供材料采购月报表,物料 管理月报表; ? 根据各部门上报的年度采购计划审批《采购申请单》; ? 下达采购指令,安排和组织采购作业的具体实施工作; 采购经理 ? 审核各单位上报的《采购申请单》,并做好采购业务的信息统计工作; ? 审批采购主管上报的供应商名单,对供应商资质进行审查; ? 对采购主管提供的供应商询比价进行基本控制审核,组织收集供应商 和原材料市场的一般数据资料; ? 审定各部门上报的采购计划和资金计划; ? 根据基本进货成本信息和财务科传递的成本变动数据,提交重点物料 进价成本管理改进目标的建议; ?•● 签订采购合同,做好采购合同信息采集; ? 审批供应商管理与合作的原则和政策,组织年度供应商考评和更替工 作; ? 参与和监督招标议标采购; 仓库管理员 ? 负责仓库的日常管理,组织和监督仓库员工日常工作,提交盘赢盘亏 处理报告,报废存货、滞存物资处理报告。 ? 制订库存管理改进目标和推进具体控制措施,组织监控存货资产非生 产性损耗,提交存货异常状态解决方案。 ? 定期分析库存规模、结构和周▼▲转情况,向仓库主管和财务管理部提交 库存分析相关报表和报告; 收料员 ? 物资正常入库、退料入库、盘盈入库等收料环节交接,物料入库数量 清点和制单,日常在库物资仓储作业。 发料员: ? 物资正常出库、毁损出库、盘亏出库、退货出库等发料环节交接,物 料出库数量清点和制单,日常在库物资仓储作业。 质检员: ? 参予入库交接环节和原辅料不定期抽检,外包装初检和质检抽样,填 写请验单,协助质量技术部质检员进行检验工作。 ?

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